Gerencia y Negocios

Aspectos básicos de la Gerencia




Estas son preguntas estándar que la mayoría de nosotros en la profesión de gestión hemos preguntado más de una vez. Preguntas que hicimos una vez en nuestras carreras nos las seguimos haciendo, pues el mundo de la gestión como muchas áreas del conocimiento es un aprendizaje constante. La gestión un aspecto básico, una cartilla, pero también un aspecto en constante renovación y actualización. ¿Qué es la Gestión? aquí les daré, en palabras de a centavo, los elementos fundamentales en mi propia perspectiva.

La Gestión como un Arte y  una Ciencia
La Gestión es un arte y una ciencia. Es el arte de hacer que la gente sea más eficaz de lo que hubieran sido sin tu liderazgo, es un arte en cierta forma, porque es parte del talento y del desarrollo del olfato que se tenga en un momento dado, según la forma de ser, también existe como un producto de la experiencia que se  ha tenido a lo largo de la vida, sobre todo al frente de varios equipos de trabajo, pero mas que todo existen en el ser humano cualidades que son innatas, el arte se manifiesta también en el estilo de gestionar, es el genio que tenemos y que sacamos a relucir en un momento de gran motivación, inspiración o gran presión, es parte de ese arte, que surge del ser, de la forma como actuamos, interactuamos y reaccionamos al entorno, del talento, del estilo, son aspectos que nos pueden servir en un momento dado. 
La ciencia está en la forma cómo lo haces, es el método que se utilice, el nivel conocimiento que se tenga de una situación, es el aspecto racional, donde es importante la capacidad, el conocimiento, el análisis y la manera como utilizamos diversas técnicas para enfrentar situaciones complejas que un gerente tiene en diferentes circunstancias. En este sentido, la gestión tiene cuatro pilares básicos: planificar, organizar, dirigir y supervisar.

El arte y la ciencia de lograr mayor eficacia.
Tomemos un ejemplo: Cuatro trabajadores pueden producir 6 unidades (teniendo como unidad, un producto o partes de este, un informe o partes del mismo, etc.) en un turno de ocho horas sin un gestor. Si te contrato para que gestiones la producción y todavía se hacen 6 unidades al día, ¿cuál es el beneficio para mi negocio de haberte contratado? Por otro lado, si ahora hacen 8 unidades por día, usted, como gerente, adquiere valor.
La misma analogía se aplica a los servicios, en información, educación, o cualquier otro tipo de trabajo. ¿Puede su grupo manejar más llamadas de clientes con nuestra gestión o no? Vende mas y de mejor calidad la mercancía? puedes Impartir los conocimientos con mayor eficacia? etc.  Ese es el valor de la gestión - hacer que un grupo de personas, un sistema de producción, un método de información o una enseñanza se logre con mayor eficacia.







Bonus de Gestión Básica  # 1: Plan de Gestión


La Gestión se inicia con la planificación. Una buena gestión comienza con una buena planificación.  Y  la planificación previa adecuada evita precisamente lo contrario, la ineficacia.

Sin un plan, ningún proyecto o trabajo tendrá éxito. Pues todo lo que suceda dependerá de la suerte o del azar, que durará mientras la dure la suerte, pero difícilmente se repita. un oficio sin planificación nunca tendrá el historial de logros para llegar al éxito.
Ahora bien, dentro de la planificación, es necesario definir los objetivos, en palabras sencillas, estos son una forma de averiguar como llegar a alguna parte. Siguiendo el ejemplo anterior, un objetivo implica qué es lo que tengo que hacer para producir 8 unidades en lugar de 6. Para definir objetivos, uno tiene que hacerse varias preguntas, como: ¿con qué recursos cuento? ¿Qué es lo que estoy haciendo ahora? ¿Como puedo hacerlo en menor tiempo? ¿Qué necesito para producir 8 unidades? ¿Cuales son las dificultades para poder lograrlo? esto es producto de un estudio de tu negocio, es un análisis interno y del entorno de personas y otros recursos. ¿que herramientas y equipos estoy utilizando? ¿cuáles son los hábitos de trabajo? ¿En qué tiempo se termina cada unidad? ¿Qué es lo que impide que se produzca una mayor cantidad de unidades? ¿Las Dificultades son Internas (debilidades) o externas (Amenazas)? ¿que capacidades tengo para producir mejor? (fortalezas) existe un incremento de la demanda del producto que no ha sido cubierto? (oportunidades) a todo lo que haces tienes que comparar las fortalezas y debilidades, las oportunidades y las amenazas ¿Cuesta menos poner a cuatro trabajadores en una tarea que se lleva a 14 horas, que usar una máquina que puede hacer el mismo trabajo con un trabajador en 6 horas? 
Se debe observar y estudiar todos los escenarios probables. Planifiquemos para cada uno de ellos. Es necesario averiguar cuál es el peor escenario posible y establecer las mejores acciones (estrategias) en base a este, para que entonces podamos evaluar entre los diferentes planes que nos permitirán establecer las mejores estrategias para desarrollar lo que, a nuestro juicio, funcionará mejor y que es lo que sucedería si no lo hacemos.






Bonus de Gestión Básica # 2: Organizar
Ahora que tenemos un plan, tenemos que aplicarlo. Sin embargo ¿Está todo listo  para ponerlo en marcha en el momento adecuado? ¿cada miembro de nuestro equipo de trabajo está dispuesto a realizar su parte del plan? Sin duda alguna, la organización es el fundamento imprescindible que permite que un equipo de trabajo pueda concretar un plan de trabajo, dependiendo de como estemos organizados podremos llevar a cabo un plan determinado de la forma mas eficaz.

Conocer como estamos organizados es vital ¿Están capacitados los trabajadores? ¿Están motivados? ¿están informados? ¿existen reglas e instrucciones claras? ¿están debidamente tipificadas, sistematizadas las funciones, los métodos y procedimientos? ¿las relaciones y comunicaciones internas y externas al equipo de trabajo están de acuerdo con las condiciones, las reglas y los objetivos del plan de trabajo?  ¿el equipo tiene los recursos que necesita para lograr las metas y objetivos del plan?¿Hay piezas, insumos, recursos y condiciones idóneas disponibles para el equipo? ¿Se tiene las maquinarias, las herramientas y las materias primas o se han expedido ya las ordenes de compra lo que se necesita? ¿son adecuados los recursos y las condiciones de trabajo? ¿los turnos y horarios son los adecuados? ¿Se ha realizado el trabajo de campo para asegurarse todo lo necesario para ejecutar el plan o va se desarrollara de acuerdo a las diferentes etapas del plan, cuando sea necesario?. Es importante una constante revisión y evaluación del plan, así como de toda la organización en la medida que se va desarrollando el plan, esto nos permitirá poder adecuar la organización al plan y el plan al entorno, dependiendo del dinamismo de este, es aquí donde resalta la importancia del estudio de los peores escenarios, pues de estos se desprenden los llamados planes de contingencia, los cuales son importantes a la hora en que lo que se ha contemplado y previsto no sucede o surgen otras dificultades.  






Habilidad Básica de la Gestión # 3: Dirección

Ahora se tiene que activar el interruptor "ON" para comenzar a producir.  Resalta aquí un elemento importante en la gestión: La Dirección, que no es mas que la capacidad de decirle a  la gente lo que tiene que hacer. Uno de los mejores ejemplos que se pueden tener para mostrar este aspecto fundamental de la gestión es la de un director de orquesta. Todos los miembros de una orquesta tienen una partitura con la música al frente. El director es el conductor que sabe qué sección se está ejecutando, qué pieza es la que se está tocando y en qué momento, cuando entra un instrumento y cuando sale de la ejecución. existe una serie de señales y de reglas que el  director utiliza, él decide y determina la forma y los tiempos de ejecución de cada sección para que la música, de una manera armoniosa suene. El director muestra cuando sale o entra un instrumento, es el que decide que es lo que se ejecutara y en que momento. Ese es el trabajo fundamental de un director. Le da a todos sus músicos (trabajadores) una partitura (el plan). Determina el número correcto de músicos (trabajadores) en cada sección (departamento), y decide la colocación de las secciones según el escenario para que la música suene mejor (ha organizado el trabajo). Ahora sólo tiene que tocar el podio ligeramente con el bastón de mando para llamar su atención y determinar el tiempo de ejecución.




Habilidad Básica de la Gestión 4: Monitorear

Ahora que todo está en movimiento, lo que tenemos que hacer ahora es mantener puesto un ojo en las cosas para conocer como se van desenvolviendo, es necesario entonces monitorear como se va desarrollando el trabajo. Debemos asegurarnos  que todo va de acuerdo al plan. Cuando algo no va de acuerdo a lo previsto, es necesario intervenir y ajustarlo, adecuarlo, adaptarlo, hacer cambios, ajustes cuando sea necesario, así como el director de orquesta ajusta el tempo de ejecución de la música.

Tenemos que tener en cuenta que es posible que muchos problemas sucedan, a lo largo del proceso. Alguien se va a enfermar. Una parte no será entregada a tiempo. Algunos clientes no podrán adquirir el producto. Aquí es, como dijimos mas arriba, muy importante el desarrollo de un plan de contingencia. Como administradores, tenemos que estar siempre al tanto de lo que está pasando para que se puedan hacer los ajustes necesarios.

Este es un proceso iterativo. Cuando algo no está sincronizado, es necesario planificar una solución, organizar los recursos para que funcione, Dirigir las personas que van a hacer que se logren los objetivos o que emprendan la solución de un problema el monitoreo o supervisión es una actividad continua, persistente, constante, es necesario estar atento en todas las etapas del proceso, para poder aplicar los correctivos y ajustes a tiempo y evitar contingencias mayores.





¿Vale la pena la gestión?


La gestión de personas no es una labor sencilla. Sin embargo, se puede hacer con éxito y puede ser una experiencia muy gratificante. Recuerde que la gestión, al igual que cualquier otra habilidad, es algo que se puede mejorar en con el estudio y la práctica.






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